Tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittely, Suomen Yritysvaliot

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Suomen Yritysvaliot käsittelee henkilötietoja, mitä henkilötietoja se kerää, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa.

Suomen Yritysvaliot käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) ja muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin yhtiön tarjoamiin palveluihin, järjestelmiin ja kanaviin. ”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
3. Käsiteltävät henkilötiedot ja tietosisältö sekä tietolähteet
4. Henkilötietojen säilyttäminen
5. Luovutetaanko tietoja kolmansille osapuolille?
6. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus
7. Rekisteröidyn oikeudet
8. Valitus valvontaviranomaiselle
9. Muutokset tietosuojaselosteeseen

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Suomen Yritysvaliot
Yhteystiedot: Kievarintie 23 A, 08700 LOHJA
Sähköposti: tutkimukset@yritysvaliot.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Mitä henkilötietoja Suomen Yritysvaliot käsittelee ja missä tarkoituksessa?

Asiakasrekisteri

Suomen Yritysvalioilla on käytössään asiakasrekisteri, joka sisältää haastatellun kuluttajan henkilötiedot. Rekisterissä on seuraavat tiedot:

  • Etu- ja sukunimi
  • Puhelinnumero
  • Lähiosoite

Asiakasrekisterin sisältämiä kuluttajien henkilötietoja käytetään pääsääntöisesti seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakastyytyväisyystutkimusten ja asiakastyytyväisyyshaastatteluiden toteuttaminen.
  • Numeerisen tiedon kerääminen koskien kuluttajan tyytyväisyyttä hänen asuinpaikkakuntansa palveluntarjoajiin.
  • Sanallisen, vapaan palautteen kerääminen tutkimustietokantoihin.
  • Tietojen tilastointi ja käsittely mm. tilastollisten analyysien luomiseksi, jotta voimme luovuttaa tutkimustuloksen eteenpäin arvioiduille yrityksille, tarjota dataa liiketoiminnan kehittämiseksi ja parantaa yritysten tuotteiden ja palveluiden tarjontaa.
  • Sisäinen raportointi ja toiminnankehittäminen.
  • Lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.
  • Riskienhallinta ja väärinkäytösten estäminen.
  • Suomen Yritysvalioiden omaisuuden sekä sidosryhmien turvallisuuden suojaaminen.

3. Käsiteltävät henkilötiedot ja tietosisältö sekä tietolähteet

Mistä Suomen Yritysvaliot saa henkilötiedot?

Tiedot saadaan pääsääntöisesti kuluttajien yhteystietoja tarjoavilta yrityksiltä.

Suomen Yritysvaliot kerää ja käsittelee rekisteröidyistä henkilöistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.

4. Henkilötietojen säilyttäminen

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Suomen Yritysvaliot säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.

Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään 12 kuukautta asiakastyytyväisyyshaastattelun tekemisestä, jonka jälkeen numeeriset arvosanat ja sanalliset palautteet jäävät tietokantoihimme, mutta kaikki haastattelun sisältö anonymisoidaan ja muutetaan sellaiseen muotoon, jossa henkilö ei ole niistä suoraan eikä epäsuorasti tunnistettavissa.

Haastatteluista muodostuvat äänitallenteet anonymisoidaan samoin 12 kuukauden kuluttua haastattelusta. Vastuullisena tutkimuslaitoksena Suomen Yritysvalioilla on velvollisuus epäselvissä tilanteissa ottaa yhteyttä haastattelun antaneeseen henkilöön, mikäli joissain hänen antamissaan arvioinneissa ilmenee sellaista tulkinnanvaraa, jota Suomen Yritysvaliot ei kykene varmuudella selvittämään edes uudelleenkuuntelemalla haastattelun. 

Asiakkaan tunnistamista koskevat tiedot säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan.

5. Luovutetaanko tietoja kolmansille osapuolille?

Suomen Yritysvaliot ei luovuta pääsääntöisesti mitään rekisterin henkilötietoja kolmansille tahoille asiakastyytyväisyystutkimusten totuuden- ja oikeudenmukaisuuden takaamiseksi kaikille osapuolille.

Tutkimustulosten luovutustilanteessa yrityksille jaetaan rekisterissä olevien kuluttajien antamat kokonaistyytyväisyysarvioinnit sekä mahdolliset vapaat sanalliset palautteet anonyymissä muodossa. Henkilötiedot ovat luottamuksellisia eikä Suomen Yritysvaliot koskaan kolmansien osapuolien kanssa käydyssä yhteydenpidossa yhdistä asiakkaan henkilötietoja hänen suorittamiinsa arviointeihin ja palautteisiin. Vastuullamme on taata rekisterissä olevalle asiakkaalle yksityisyydensuoja sekä rohkeus rehelliseen palautteenantoon, joka on Suomen Yritysvalioiden tutkimus- ja sertifiointitoiminnan kannalta välttämätöntä.

Poikkeustapauksena on yritysten lahjoittamat lahjakortit tutkimukseen osallistuneelle asiakkaalle kiitoksena hänen antamastaan palautteesta. Kyseisissä tapauksissa Suomen Yritysvaliot pyytää aina ensin asiakkaalta erikseen luvan hänen etu- ja sukunimensä luovuttamiseen kolmannelle taholle (paikalliselle palveluntarjoajalle). Lahjakortin vastaanottaessaankin asiakkaan antamia arviointeja ja palautteita käsitellään edelleen anonyymissä muodossa kolmannen osapuolen kanssa.

Suomen Yritysvaliot voi myös joutua hätä- tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja viranomaisille ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Esimerkiksi asiakastyytyväisyyshaastattelijan havaitessa rekisteröidyn äkillisen sairauskohtauksen.

Käsittelemme tietoja ainoastaan Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen (”EU/ETA”) sisällä.

6. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Yhtiö ei käytä ulkopuolisia tahoja henkilötietojen käsittelyyn.
Suomen Yritysvaliot käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen.
Tutkimuksissa kertyvä data ja muu alkuperäiskappaleina säilytettävä asiakirja-aineisto säilytetään huolellisesti, ja pääsyoikeus tietoihin on rajattu ainoastaan niihin oikeutetuille tahoille. Haastattelut anonymisoidaan tietoturvallisella tavalla.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

7. Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet. Oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu kuitenkin henkilötietojen käsittelytarkoituksesta sekä -tilanteesta.

Oikeus päästä henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, ja jos niitä käsitellään, saada pääsy tietoihin sekä oikeus saada tietosuojalainsäädännössä määritellyt tiedot henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös henkilötiedoista kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Jos henkilötiedoissa on puute, virhe tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste. Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus.

Oikeuksien toteuttaminen

Oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti sähköpostilla osoitteeseen tutkimukset@yritysvaliot.fi

Pyynnössä tulee kertoa:

  • Etu- ja sukunimi
  • Puhelinnumero
  • Kotiosoite
  • Postinumero ja asuinpaikka
  • Päivämäärä ja paikka
  • Onko kyse tietojen tarkastamisesta, korjaamisesta, poistamisesta, siirtämisestä ja/tai niiden käsittelyn vastustamisesta tai rajoittamisesta.
  • Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kolmen viikon kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta alkaen. Vastaus toimitetaan henkilön varmennettuun osoitteeseen.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Suomen Yritysvaliot voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta) lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvästä velvoitteesta, riita-asiasta tai vaateesta.

8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

  • Tietosuojavaltuutetun toimisto
  • Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 HELSINKI
  • Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
  • Sähköposti: tietosuoja@om.fi
  • Vaihde: 029 56 66700
  • Faksi: 029 56 66735

9. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Suomen Yritysvaliot kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.